Conditions générales d’utilisation

1. Définitions

• Éditeur : Valentin Blond, entrepreneur individuel exerçant sous le nom commercial « HK Synergy » (voir les mentions légales).
• Service : le logiciel MechFlow de suivi d’affaires, accessible à l’adresse https://mechflow.hksynergy.fr et par ses applications Android et Windows.
• Client : la personne, professionnelle ou non, titulaire d’un espace entreprise dans le Service.
• Utilisateur : toute personne disposant d’un compte rattaché à l’espace d’un Client (gérant, chef d’équipe, technicien…).
• Données du Client : l’ensemble des contenus saisis ou déposés dans le Service par le Client et ses Utilisateurs (affaires, tâches, rapports, heures, photos, documents, dépenses, messages…).

2. Acceptation

La création d’un compte vaut acceptation des présentes conditions. Un Utilisateur invité par un Client les accepte lors de sa première connexion. Les conditions applicables sont celles en vigueur à la date d’utilisation du Service.

3. Comptes et accès

• L’inscription crée l’espace entreprise du Client et le compte de son gérant. Le gérant invite ensuite les autres Utilisateurs et leur attribue un rôle, qui détermine les informations auxquelles ils ont accès.
• Les informations fournies à l’inscription doivent être exactes et tenues à jour.
• Les identifiants sont personnels et confidentiels. Toute action réalisée avec un compte est réputée l’avoir été par son titulaire. Toute suspicion d’usage frauduleux doit être signalée sans délai à contact@hksynergy.fr.
• Le Client est responsable des accès qu’il accorde et de leur retrait, notamment au départ d’un salarié.

4. Utilisation du Service

L’Éditeur concède au Client et à ses Utilisateurs un droit d’utilisation du Service personnel, non exclusif et non cessible, pour les besoins de leur activité et pendant la durée de leur accès. Il est notamment interdit :

• de tenter d’accéder aux données d’un autre Client ou de contourner les contrôles d’accès ;
• de perturber le Service, d’en tester la sécurité sans autorisation écrite ou de le surcharger volontairement ;
• de décompiler ou de reproduire le logiciel, hors des cas autorisés par la loi ;
• de revendre ou de mettre le Service à disposition de tiers ;
• d’y déposer des contenus illicites ou portant atteinte aux droits de tiers.

5. Données du Client

• Le Client reste propriétaire des Données du Client. Il accorde à l’Éditeur le seul droit de les héberger et de les traiter pour fournir le Service.
• Le Client est responsable de la licéité des contenus déposés. Il lui appartient notamment d’informer ses salariés et ses propres clients des traitements qu’il réalise avec le Service, et de disposer des droits sur les photos et documents qu’il dépose.
• Le Service n’a pas vocation à conserver des données sensibles (santé, opinions…) ; le Client s’abstient d’en saisir.
• Le Service permet d’éditer des rapports PDF et de télécharger les pièces jointes. Le Client conserve ses propres copies des documents importants : l’Éditeur ne garantit pas la restauration de données supprimées.

6. Portail client et partage

Un Utilisateur habilité peut générer un lien de consultation d’une affaire à destination d’un client final. Toute personne en possession du lien peut consulter les informations partagées : le Client choisit ce qu’il partage, peut fixer une date d’expiration et révoquer le lien à tout moment.

7. Fonctions d’intelligence artificielle

• Selon la formule souscrite, le Service propose des fonctions d’assistance par intelligence artificielle (synthèse de rapports, analyse de photos, aide à la planification, rédaction de messages…).
• Les contenus nécessaires ne sont transmis au prestataire d’intelligence artificielle que lorsqu’un Utilisateur déclenche une de ces fonctions. L’Éditeur n’utilise pas les Données du Client pour entraîner des modèles.
• Les résultats sont produits automatiquement et peuvent être inexacts ou incomplets. Ils constituent une aide : l’Utilisateur les vérifie avant tout usage, en particulier pour une décision technique, financière ou contractuelle.

8. Connecteurs d’assistants tiers

Un Utilisateur peut autoriser un assistant d’intelligence artificielle tiers à consulter ses données MechFlow en lecture seule, par un jeton personnel ou une autorisation OAuth. L’écran d’autorisation indique l’application destinataire et les droits demandés. L’Utilisateur choisit les autorisations accordées, dans la limite de son propre rôle, et peut les révoquer à tout moment depuis ses paramètres. Les données ainsi transmises sont ensuite traitées par ce tiers selon ses propres conditions, sous la responsabilité de l’Utilisateur qui l’a autorisé.

9. Applications Android et Windows

Les applications conservent une copie locale des données pour fonctionner hors ligne ; sur Windows, cette copie est chiffrée. Les modifications sont synchronisées au retour de la connexion. L’application Windows se met à jour automatiquement. La sécurité de l’appareil (verrouillage, système à jour) incombe à l’Utilisateur.

10. Disponibilité et évolution

L’Éditeur met en œuvre des moyens raisonnables pour assurer l’accès au Service, sans garantie de disponibilité permanente. Des interruptions peuvent survenir pour maintenance, mise à jour ou en cas d’incident chez un prestataire. Le Service peut évoluer ; l’Éditeur veille à ce que ces évolutions ne privent pas le Client des fonctions essentielles de sa formule en cours.

11. Sécurité

Les échanges sont chiffrés (HTTPS), les données de chaque Client sont cloisonnées au niveau de la base de données et l’accès est contrôlé selon le rôle de chaque Utilisateur. Toute vulnérabilité découverte peut être signalée à contact@hksynergy.fr.

12. Responsabilité

Le Client et ses Utilisateurs sont responsables de l’usage qu’ils font du Service et des décisions prises sur la base des informations qu’il contient. La responsabilité de l’Éditeur ne peut être engagée pour des dommages indirects, ni pour les conséquences d’un usage non conforme aux présentes. Ces limitations s’appliquent sous réserve des dispositions d’ordre public protégeant les consommateurs. Les plafonds applicables aux formules payantes figurent dans les CGV.

13. Suspension et fin d’utilisation

• En cas de manquement grave aux présentes (atteinte à la sécurité, contenu illicite, fraude), l’Éditeur peut suspendre l’accès concerné, en informant le Client dès que possible.
• Le gérant peut retirer à tout moment l’accès d’un Utilisateur de son espace.
• Le Client peut demander la fermeture de son espace à contact@hksynergy.fr. Les modalités de restitution et de suppression des données figurent en annexe.

14. Modification des conditions

L’Éditeur peut modifier les présentes conditions. Toute modification substantielle est notifiée au Client par e-mail ou dans le Service au moins trente jours avant son entrée en vigueur. Le Client qui la refuse peut cesser d’utiliser le Service avant cette date.

15. Droit applicable et litiges

Les présentes conditions sont soumises au droit français. En cas de difficulté, le Client s’adresse d’abord à contact@hksynergy.fr pour rechercher une solution amiable.

À défaut d’accord amiable, les litiges entre professionnels relèvent des tribunaux du ressort du siège de l’Éditeur ; le consommateur peut saisir, à son choix, la juridiction de son domicile ou celle prévue par la loi.

Annexe — Traitement des données pour le compte du Client (article 28 du RGPD)

Pour les Données du Client, le Client est responsable du traitement et l’Éditeur agit en qualité de sous-traitant. La présente annexe constitue le contrat prévu à l’article 28 du Règlement général sur la protection des données (RGPD).

1. Objet et durée : hébergement et traitement des Données du Client pour fournir le Service, pendant toute la durée d’utilisation du Service.
2. Personnes concernées : Utilisateurs du Client (salariés, dirigeants), clients finaux et contacts du Client, personnes pouvant figurer sur les photos de chantier.
3. Catégories de données : identité et coordonnées professionnelles, rôle, heures travaillées, rapports d’activité, taux horaires et coûts, messages, photos, documents et informations relatives aux affaires.
4. Instructions : l’Éditeur ne traite les données que sur instruction documentée du Client, que constituent les présentes conditions et l’utilisation des fonctions du Service. Il informe le Client s’il estime qu’une instruction enfreint la réglementation.
5. Confidentialité : les personnes autorisées à accéder aux données sont soumises à une obligation de confidentialité. L’Éditeur n’accède aux Données du Client que pour l’assistance demandée, la sécurité ou une obligation légale.
6. Sécurité : l’Éditeur met en œuvre les mesures décrites à l’article 11 et les maintient à un niveau adapté au risque.
7. Sous-traitants ultérieurs : le Client autorise le recours aux prestataires listés ci-dessous. L’Éditeur informe le Client de tout ajout ou remplacement au moins trente jours à l’avance ; le Client peut s’y opposer en mettant fin au contrat. L’Éditeur retient des prestataires présentant des garanties suffisantes en matière de protection des données. Pour ceux situés hors de l’Union européenne, les transferts reposent sur les garanties prévues par leurs conditions contractuelles (clauses contractuelles types de la Commission européenne, décision d’adéquation ou accord de traitement).

   Prestataire	Rôle	Localisation
   Supabase, Inc.	Base de données, authentification, stockage des fichiers, fonctions serveur	Union européenne (Stockholm, Suède)
   Resend, Inc.	Envoi des e-mails de compte (confirmation, invitation, réinitialisation)	Union européenne (Irlande) ; société établie aux États-Unis
   Netlify, Inc.	Hébergement et exécution de l’application web	États-Unis
   Google LLC (Firebase Cloud Messaging)	Acheminement des notifications sur l’application Android	États-Unis
   Jingsheng Hengxing Technology Pte. Ltd. (Z.ai, modèles GLM)	Fonctions d’intelligence artificielle, uniquement lorsqu’un utilisateur les déclenche ; contenus traités en temps réel, non conservés	Singapour

8. Assistance : l’Éditeur aide le Client, dans la mesure du possible, à répondre aux demandes d’exercice des droits des personnes et à réaliser ses analyses d’impact. Il transmet au Client toute demande reçue directement.
9. Violation de données : l’Éditeur notifie au Client toute violation de données personnelles dans les meilleurs délais, et au plus tard 48 heures après en avoir pris connaissance, avec les informations utiles à sa propre notification.
10. Fin du contrat : à la fermeture de l’espace, le Client dispose de trente jours pour récupérer ses données (rapports PDF, pièces jointes ; un export complet peut être demandé à contact@hksynergy.fr). Les données sont ensuite supprimées dans un délai de quatre-vingt-dix jours, sauf obligation légale de conservation.
11. Audit : l’Éditeur met à la disposition du Client les informations nécessaires pour démontrer le respect de ces obligations et répond à ses questions écrites.